INNSENDING AV DATA PÅ FIL 

Nedenfor følger en oversikt over hvordan ei fil med registreringer skal være bygd opp for at vi lett skal kunne overføre den til vår database. Det enkleste er om du laster ned vår ferdig oppsatte Excel-fil (versjon 5.0/95) som har alle nødvendige felter ferdig definert (klikk på høyre mustast over linken og velg «Lagre mål som» eller «Save link/target as» hvis du har problemer med nedlastingen). Dersom du foretrekker å bruke et annet regneark- eller databaseprogram, vil du sannsynligvis kunne åpne Excel-fila også i dette programmet. Pass på at du lagrer fila i et utbredt filformat (*.xls, *.dbf, *.wk?, *.csv) før du sender den til oss. 

Øverst skriver du inn ditt eget navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse.

Følgende kolonner MÅ være med (helst i angitt rekkefølge):

Art, Antall/kjønn, Kode, Dag, Måned, År, UTM-rute, Lokalitetsnavn, Kommune, Fylke, Observatør

I tillegg er det ØNSKELIG med følgende kolonner (hvis du har opplysninger å sette i dem):

UTM-koordinat, G/N, Belegg, Merknader.

Dersom du for mange av observasjonene/funnene har opplysninger om tidspunkt (klokkeslett), temperatur og høyde over havet, så før disse inn i egne kolonner. Dette er særlig interessant/viktig ved flaggermus-, smågnager- og spissmusregistreringer.

* * * * * *

Her følger en oversikt over de enkelte kolonnene, og hvordan dataene i dem må eller bør se ut:

ART: Artsnavnene må skrives på følgende måte, med stor forbokstav og ellers bare små bokstaver (legg spesielt merke til de som er understreket, da disse ofte skrives annerledes):

Piggsvin, Knøttspissmus*, Dvergspissmus, Lappspissmus, Taigaspissmus, Krattspissmus*, Vannspissmus, Vannflaggermus, Børsteflaggermus, Skjeggflaggermus, Skogflaggermus*, Skimmelflaggermus, Nordflaggermus, Storflaggermus, Dvergflaggermus, Trollflaggermus, Brunlangøre*, Bredøre*, Kanin, Sørhare, Hare, Ekorn, Bever, Skoglemen, Lemen, Rødmus, Klatremus, Gråsidemus, Vånd, Bisam*, Markmus, Østmarkmus, Fjellmarkmus*, Dvergmus, Storskogmus*, Småskogmus*, Svartrotte, Rotte, Husmus, Bjørkemus, Nordspisshval*, Nebbhval, Hvithval, Narhval, Spermhval, Nise, Gulflankedelfin*, Stripedelfin, Arrdelfin*, Tumler, Kvitskjeving, Kvitnos, Spekkhogger, Grindhval, Nordkaper, Grønlandshval, Vågehval, Seihval, Finnhval, Blåhval, Knølhval, Ulv, Mårhund, Rødrev, Fjellrev, Brunbjørn, Isbjørn, Røyskatt, Snømus, Mink, Ilder, Mår, Jerv, Grevling, Oter, Gaupe, Hvalross, Steinkobbe, Ringsel, Grønlandssel, Storkobbe, Havert, Klappmyss, Dåhjort, Hjort, Elg, Rådyr, Villrein, Villsvin, Moskusfe.

* Artsnavn endret i samsvar med Artsdatabankens anbefalte liste.

ANTALL/KJØNN: Ved direkte observasjon av levende eller døde dyr føres antall individer og deres kjønn, hvis dette lar seg bestemme, i denne kolonnen. Ved observasjoner av spor og sportegn bør du være varsom når antallet individer, og i særdeleshet deres kjønn, fastsettes. Er du i tvil så la feltet stå åpent. Skriv hann/hanner, hunn/hunner og unge/unger fullt ut (f.eks. 1 hann, 2 hunner, 1 unge); ikke bruk M, F, juv. eller hann- og hunntegn.

KODE: I denne kolonnen angis observasjonen/funnet så nøyaktig som mulig ved hjelp av én eller flere av følgende koder (flere koder kan kombineres). Bruk kode U og presisér i merknadsfeltet dersom du ikke finner en kode som passer.

DAG: Datoen for observasjonen/funnet deles opp i tre kolonner, hvorav dette er den første. Datoer fra 1. til 9. skrives med innledende 0 (null), f.eks. 07. Hvis du ikke kjenner datoen lar du feltet stå tomt. Du kan eventuelt skrive i merknadsfeltet hvis du vet at det var f.eks. først i måneden.

MÅNED: Måneden skrives på samme måte som datoen, f.eks. 06 for juni. Hvis du ikke kjenner måneden lar du feltet stå tomt. Du kan eventuelt skrive i merknadsfeltet hvis du vet at det var f.eks. senhøstes.

ÅR: Årstallet skrives med fire siffer, f.eks. 1999. Hvis du ikke kjenner årstallet (men vet at observasjonen/funnet ble gjort etter 1980), lar du feltet stå tomt. Du kan eventuelt skrive i merknadsfeltet hvis du vet at det var f.eks. tidlig på 1990-tallet.

UTM-KOORDINAT: Prosjektet benytter koordinater etter UTM-systemet for å kartfeste observasjonene. Dette koordinatsystemet er inntegnet blant annet på kartserien Norge 1:50 000 (M711), som finnes i de fleste bokhandler og en del biblioteker. UTM-koordinater består av tre ledd: to tall og én bokstav (sonebeltehenvisning), dernest to bokstaver (som angir 100x100 km-rute), og til slutt en tallkoordinat. Vi har her tatt med oversiktskart som viser sonebelter og 100x100 km-ruter for Norge og Svalbard. Tallkoordinaten består av to eller flere sifre, avhengig av ønsket nøyaktighet. Ved kun å bruke to tall blir observasjonen/funnet kartfestet i en rute på 10x10 km, som er hovedkartleggingsenheten i dette atlasprosjektet, og hvis du ikke har større nøyaktighet enn dette, behøver du ikke fylle ut denne kolonnen (benytt da kun kolonnen «UTM-rute»). Fire sifre gir en rute på 1x1 km, og seks sifre gir en rute på 100x100 m. Atlasprosjektet er som nevnt basert på registreringer i 10x10 km-ruter, men nøyaktigere angivelse øker verdien av registreringsarbeidet som blir gjort, fordi det innsamlede materialet da lettere kan brukes i andre sammenhenger senere.

UTM-RUTE: Atlasrutene (10x10 km) er markert med kraftigere strek enn resten av rutemønsteret på M711-kartene, og har alltid tall som ender på 0. Den aktuelle ruta med observasjon/funn angis altså f.eks. 32VPN14 (eller f.eks. 32VPN183465 dersom du har større nøyaktighet; dette føres i så fall i kolonnen «UTM-koordinat»). Beregning av UTM-koordinater er forklart nederst på M711-kartene. Dersom du overhodet ikke har tilgang til karter med UTM-system kan du sende inn observasjoner uten koordinater; da må imidlertid lokaliteten angis presist i forhold til et kartfestet sted, f.eks. «Gauksås, ca. 1 km øst-sørøst for Lyngdal kirke». Du kan også finne UTM-koordinatene ved hjelp av Statens kartverks tjeneste Norgesglasset, der du blant annet kan søke på stedsnavn. 

G/N: Statens Kartverk la fra 1992 om kartdatumet på M711-kartene fra Europeisk datum 1950 (ED50) til World Geodetic System 1984 (WGS84). Nye kart har rutenett i blått, mens gamle kart har rutenett i svart. Angi med en bokstav om du har funnet koordinatene på gammelt eller nytt kart (G=gammelt, N=nytt). Forskjellen i terrenget utgjør noe i overkant av 200 m, så dette kan være viktig om du oppholder deg i nærheten av rutegrensen (og selvfølgelig dersom du oppgir mer nøyaktige koordinater), se illustrasjon her.

LOKALITETSNAVN: Her angis det stedsnavn (innenfor 10x10 km-ruta) som ligger nærmest observasjonspunktet, og som står på M711-kartet. Dersom du vet eller har grunn til å tro at navnet ikke står på M711-kartet må du også oppgi et større sted, samt lokalitetens beliggenhet i forhold til dette. Lokalitetsnavnet bør ikke betegne et område som strekker seg over i en annen rute (navn som Sognefjorden eller Glomma er derfor uegnete som lokalitetsnavn).

BELEGG: Dette feltet fylles ut dersom du har fotografier, et dødt dyr eller annen type belegg for registreringen.

KOMMUNE: Angi kommunen observasjonen/funnet er gjort i. Kommunenavnet skrives fullt ut.

FYLKE: Angi fylket observasjonen/funnet er gjort i. Fylkesnavnene forkortes på følgende måte: ØF, OA, HE, OP, BU, VF, TE, AA, VA, RO, HO, SF, MR, ST, NT, NO, TR, FI. Skriv «SV» for registreringer fra Svalbard.

MERKNADER: Her kan omstendigheter som ikke fanges opp av andre kolonner nevnes. Klokkeslett, temperatur, jaktatferd og beskrivelse av tilholdssted kan føres her dersom det ikke er laget egne kolonner for dette. Dersom kode U benyttes i Kode-kolonnen, må dette spesifiseres her.

OBSERVATØR(ER): Observatørenes navn skrives her fullt ut, kun skilt med komma og mellomrom dersom det er flere. Fyll også ut dette selv om det bare er samme observatør(er) for alle opplysningene. Hvis opplysningen baserer seg på f.eks. intervju av observatøren, presiseres dette her.

Dersom du har med kolonner for tidspunkt, temperatur og høyde over havet:

TIDSPUNKT: Klokkeslettet skrives med fire siffer uten mellomrom eller andre tegn mellom; f.eks. 2335 for fem over halv elleve. Dersom det dreier seg om et tidsrom skrives f.eks. 1730-1900.

TEMPERATUR: Det forutsettes at verdier oppgis som Celsius-grader, og det er derfor ikke nødvendig å ta med gradtegn (°) og C. Temperatur er først og fremst interessant ved registreringer av flaggermus.

MOH: Høyder oppgis i meter, og det er ikke nødvendig å ta med m.